Politique de confidentialité et conditions d’utilisation

En visitant le site Web de La Fondation de l’Ordre des ingénieurs du Québec (FOIQ) et en utilisant nos services en ligne, vous comprenez et acceptez la façon dont nous traitons les données personnelles conformément à notre politique de confidentialité. Nous respectons votre vie privée et le droit de contrôler vos données personnelles.

Politique de confidentialité des renseignements personnels recueillis par un moyen technologique :

La Fondation de l’Ordre des ingénieurs du Québec (ci-après « FOIQ ») se fait un devoir d’assurer la protection des renseignements personnels qu’elle recueille dans le cadre de ses activités.

Est qualifié de personnel tout renseignement permettant l’identification directe ou indirecte d’une personne physique.

 

1.1 Types de renseignements personnels recueillis

Nous recueillons et traitons différents types de renseignements personnels de nos étudiants et donateurs ou d’autres personnes dans le cadre de nos activités, notamment :

-Des coordonnées et d’identité, comme un nom, une adresse, une adresse électronique, un numéro de téléphone, un titre de poste ou le nom d’un employeur;

-Des photos et des enregistrements vidéo recueillis par les systèmes de nos partenaires;

-Des renseignements relatifs aux préférences de communication;

-Des renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement et tous renseignements pertinents pour l’émission de reçus;

-Des renseignements relatifs aux évaluations, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles, des renseignements personnels comme des dates de naissance et des coordonnées personnelles et d’autres renseignements pertinents pour l’évaluation des candidatures ;

-Des données d’identification et preuve de résidence, statut au Canada, comme une copie d’un permis de conduire, d’un passeport ou d’une facture d’un service public;

-Des renseignements sur l’utilisation de notre site internet et d’autres renseignements techniques, comme des détails concernant les visites sur notre site internet, adresse IP, région, nom de domaine, navigateur et langue utilisée, date et heure de l’accès au site Web, pages consultées et durée de la consultation;

-Tout autre renseignement personnel fourni et nom et autres renseignements à caractère public et forme d’interaction (appui (like), partage, etc.)  sur les médias sociaux.

Si vous fournissez à la FOIQ  des renseignements personnels au sujet de tierces personnes, vous devez les avoir dûment avisées  et obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements.

 

1.2 Moyens technologiques utilisés aux fins de collecte de renseignements personnels

Nous recueillons vos renseignements personnels auprès de vous-même notamment lors de la création de votre compte et, lors de votre inscription à notre infolettre.

Les renseignements personnels sont recueillis par les moyens technologiques suivants :

              -Portails Web

              -Témoins de connexion (cookies)

              -Site internet de la FOIQ

              -Plateforme des bourses-formulaires transmis électroniquement

              -Courriels

Pour plus d’information sur les témoins de connexion, consultez la section Déclaration de confidentialité, conditions d’utilisation et témoins.

 

1.3 Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels recueillis sont utilisés aux fins pour lesquels ils sont collectés, notamment aux fins suivantes :

-d’évaluation des candidatures pour l’octroi des bourses;

-de marketing et de développement des affaires;

-d’envois (bulletins d’information, offres de nos partenaires, bilans annuels);

-d’élections et de nominations de membres de comités;

-de fiscalité et d’émissions de reçus;

-de conformité aux obligations légales et réglementaires, selon le cas;

-d’assurer une expérience optimale lors de l’utilisation du site Web et du portail Web.

 

1.4 Communication des renseignements personnels

Les renseignements personnels qui sont recueillis par la FOIQ ne sont divulgués à personne, sauf aux représentants de la FOIQ ou au personnel de l’Ordre des ingénieurs du Québec ou à ses mandataires, pour lesquels ces renseignements sont nécessaires pour l’exercice de leurs fonctions ou l’exécution de leur contrat ou mandat. Cela peut, par exemple, être des services d’hébergement ou de gestion de données, des analyses de marché ou encore la remise des bourses et prix de la FOIQ. La FOIQ ne communique aucun renseignement personnel à des fins autres que celles énoncées dans la présente politique sauf si la personne concernée y consent ou que la loi le permet.

Dans tous les cas, ces personnes sont liées par des ententes contractuelles écrites incluant notamment :

-Les mesures requises pour assurer la protection des renseignements personnels;

-Des engagements de confidentialité;

-Des engagements à l’effet que les renseignements personnels communiqués ne peuvent être utilisés que pour l’exécution du contrat/mandat;

-Des engagements de destruction des renseignements personnels;

-L’obligation d’aviser sans délai la FOIQ de toute violation ou tentative de violation des obligations relatives à la confidentialité des renseignements personnels.

 

1.5 Conservation des renseignements personnels

La FOIQ conserve les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à leur utilisation ou tel que prescrit par la loi. Par la suite, les renseignements personnels sont détruits de façon sécuritaire.

La FOIQ et ses tiers fournisseurs de services peuvent conserver et traiter vos renseignements personnels sur des serveurs ou des ordinateurs situés à l’extérieur du Canada. De plus, même si vos renseignements personnels sont conservés au Canada, il est possible que les représentants ou fournisseurs de services de la FOIQ soient appelés à accéder ou à traiter vos renseignements personnels à partir d’emplacements situés à l’extérieur du Canada. Certains de ces emplacements situés à l’extérieur du Canada pourraient être assujettis à des lois ou normes relatives aux renseignements personnels qui diffèrent de celles en vigueur au Québec. Ainsi, dans certaines circonstances, vos renseignements personnels pourraient faire l’objet d’une communication à des organismes gouvernementaux ou d’application de la loi qui n’auraient autrement pas accès à vos renseignements personnels si ceux-ci étaient conservés au Canada ou s’ils n’étaient pas accessibles à partir d’un emplacement situé à l’extérieur du Canada.

 

1.6 Mesure de protection des renseignements personnels

La FOIQ a mis en œuvre des mesures pour assurer la protection des renseignements personnels dont elle a la garde au moyen de mesures de sécurité techniques, administratives ou physiques raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. Le niveau de protection fourni variera donc en fonction des renseignements personnels.

Restrictions à l’accès :

Les seules personnes qui peuvent avoir accès à un renseignement sont celles dont les fonctions le requièrent.

Encadrement du personnel, des membres du Conseil d’administration et des membres de comités de la FOIQ:

Recommandation de suivre des formations en cybersécurité dispensées par un fournisseur reconnu.

Obligations déontologiques en matière de respect de la confidentialité et engagement annuel à les respecter.

Outils technologiques :

Protection des appareils technologiques par des mots de passe.

Pare-feu et exigences de double identification protégeant le réseau Internet de l’OIQ sur lequel la FOIQ travaille et enregistre ses documents et données.

Encadrement des fournisseurs :

Clauses de confidentialité, de remise ou de destruction de documents contenant des renseignements personnels incluses dans les contrats.

Obligation de dénoncer à la FOIQ tout risque en matière de confidentialité des renseignements personnels.

 

1.7 Droits des personnes concernées par un renseignement personnel

Toute personne concernée par un renseignement personnel peut :

– refuser de fournir un renseignement ;

– demander la consultation et la communication des renseignements personnels la concernant;

– demander la correction d’un renseignement personnel inexact;

– retirer un consentement à l’utilisation d’un renseignement personnel, à sa diffusion ou à sa communication;

– demander la désindexation d’un renseignement personnel;

– désactiver les témoins de connexion qui ne sont pas nécessaires ou utiliser un navigateur qui est moins attentatoire à la vie privée.

 

Ces droits ne sont pas absolus et sont assujettis à des restrictions prévues dans la loi.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous, en transmettant un courriel à [email protected]

2. Communiquer avec La FOIQ concernant vos renseignements personnels

Pour poser des questions ou formuler des commentaires à l’égard de la présente Politique de confidentialité des renseignements personnels recueillis par un moyen technologique ou à l’égard de renseignements personnels, exercer vos droits, déposer une plainte ou obtenir de l’information sur nos politiques et nos pratiques concernant nos fournisseurs de services à l’extérieur du Canada, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à [email protected] ou par la poste (délai de 3 à 4 semaines) aux coordonnées suivantes :

Fondation de l’Ordre des Ingénieurs du Québec

À l’attention de Madame Danielle Gabrielle Roy

Directrice générale et responsable de la protection des renseignements personnels

1801, avenue McGill College, 6e étage

Montréal (Québec) H3A 2N4

 

3. Révision et mise à jour de la politique

Cette politique est révisée selon l’évolution des lois et des règlements. Les modifications qui y sont apportées font l’objet d’un avis publié sur le site Web de la FOIQ.

 

La présente politique a été mise à jour pour la dernière fois en septembre 2023.

 

Conditions d’utilisation et fichiers témoins

 

1. Règles d’usage

La Fondation de l’Ordre des ingénieurs du Québec (ci-après « la FOIQ ») possède et exploite un site Web à l’adresse www.foiq.qc.ca (ci-après le « Site »).

Sauf indication contraire, le Site est accessible à tous les utilisateurs et à toutes les utilisatrices (ci-après, l’« Utilisateur »). En consultant le Site, vous acceptez les conditions qui suivent. En cas de refus d’adhérer à ces conditions, veuillez ne pas consulter le Site.

La FOIQ peut modifier les informations ci-après, par une simple mise à jour de cette page du site.

 

2. Limitation de responsabilité

Les textes, opinions, avis, renseignements et informations exprimés ou rendus disponibles sur le Site ou par hyperliens n’engagent que la responsabilité des tiers et des auteurs et non celle de la FOIQ et de ses autorités.

Le contenu et les hyperliens du site sont diffusés à des fins informatives et éducatives. L’Utilisateur ne doit pas les interpréter comme étant des conseils juridiques ou d’experts en aucune matière. Les informations, documents et images sur le Site sont offerts « tels quels » à la date publiée.

La FOIQ se réserve le droit de modifier le Site sans aucun préavis. La FOIQ a pour objectif de maintenir le Site à jour, mais ne s’engage pas à faire une mise à jour continuelle. Le Site peut contenir des inexactitudes ou des fautes de frappe.

La FOIQ décline toute responsabilité pour les erreurs ou les omissions relevées sur le Site ainsi que pour les conséquences de quelque nature qu’elles soient, liées à son utilisation. L’Utilisateur qui constate une erreur ou une omission sur le Site, est prié d’en aviser l’administrateur du Site au [email protected].

La FOIQ ne garantit pas un accès sans interruption au Site, au contenu des hyperliens et aux liens menant vers le Site transmis par courriels.

La FOIQ ne peut pas être tenue responsable de la véracité du contenu des publicités sur le Site.

Le Site peut contenir des liens vers des sites Web externes. Ces liens sont fournis à titre de référence uniquement et ne constituent pas un endossement, un soutien, ou une adhésion de la

FOIQ aux sociétés ou organismes qui publient ces sites. La FOIQ n’est pas responsable du contenu d’autres sites et ne garantit pas le contenu de ces sites ou du matériel disponible sur ceux-ci. Le site Web de l’Ordre des ingénieurs du Québec (oiq.qc.ca) (ci-après « l’Ordre ») est indépendant de celui de la FOIQ, et ses contenus sont sous la responsabilité de l’Ordre.

 

2.1 Hyperliens vers le site de la FOIQ

La FOIQ autorise l’utilisation d’hyperliens vers son Site tant que le contenu et la nature du site de référence ne portent pas préjudice à la FOIQ.

 

3. Droits d’auteur

La forme et le contenu du Site sont protégés par les droits d’auteur et par toutes les lois sur la propriété intellectuelle applicables. Le nom foiq.qc.ca (et tous ses sous-domaines, logos, etc.), est la propriété de la FOIQ.

Il est interdit à l’Utilisateur de reproduire pour diffusion, par quelque moyen que ce soit, les textes, codes informatiques, opinions, avis, vidéos, images, fichiers et renseignements contenus, exprimés ou rendus disponibles sur le Site. La reproduction pour diffusion peut toutefois faire l’objet d’une demande écrite à la FOIQ.

Il est strictement interdit à l’utilisateur de vendre ou de modifier, à des fins publiques ou commerciales, les textes, opinions, avis, vidéos, images et renseignements contenus, exprimés ou rendus disponibles sur le site.

 

4. Sécurité et confidentialité

La FOIQ possède un système de protection encadrant ses communications électroniques et informatiques. Toutefois, la FOIQ n’est aucunement responsable de la transmission éventuelle de virus informatiques de quelconque façon. La consultation du Site ou le téléchargement de documents et images provenant du Site sont entièrement au risque de l’Utilisateur.

Bien que la FOIQ prenne les mesures nécessaires pour assurer la sécurité du Site, celle-ci n’est pas responsable de quelque dommage causé à l’Utilisateur ou à un tiers par l’utilisation de ce Site.

 

4.1 Fichiers témoins

Le fichier témoin est un petit fichier texte installé sur l’ordinateur de l’Utilisateur lorsqu’il consulte un site Web. Ce fichier est inoffensif. Les témoins peuvent être installés sur l’appareil, directement par le Site, ou par un tiers au nom de la FOIQ. Ils sont notamment utilisés dans la

collecte de données analytiques pour enregistrer les préférences des utilisateurs (ex. : le choix de la langue ou l’emplacement) et pour la gestion d’une connexion à un portail par exemple. Les témoins et autres technologies utilisés pour identifier les applications et les appareils de l’Utilisateur peuvent être autorisés ou non par celui-ci, à partir des paramètres de son navigateur et de ses appareils.

Les types de témoins utilisés sur le Site :

Témoins « strictement nécessaires » : ils sont essentiels au fonctionnement du Site pour livrer le service que vous avez demandé.

Témoins « fonctionnels » : ils servent à optimiser l’expérience de l’Utilisateur, et à la personnalisation linguistique en fonction de son interaction avec le Site. Ils peuvent être créés par la FOIQ ou par des tiers, dont les services se trouvent à nos pages.

Témoins « d’analytique et de performance » : ils servent à analyser les visites sur le Site. Les plus connus sont ceux de Google Analytics. Ces témoins peuvent être créés par la FOIQ ou par de tiers fournisseurs et servent à analyser la manière dont l’Utilisateur navigue sur le Site afin d’y proposer des améliorations. Ces tiers fournisseurs utilisent les fichiers témoins pour enregistrer certains comportements de l’Utilisateur, aider à savoir quelles pages ou vidéos sont les plus et les moins populaires, le nombre de visites sur le Site, le chemin parcouru et la durée de la navigation. L’information est utilisée uniquement à des fins statistiques. Aucun renseignement personnel permettant d’établir l’identité d’un visiteur n’est enregistré ou fourni entre autres à Google par Google Analytics.

Témoins « publicitaires et de ciblage » : ils peuvent être utilisés notamment à des fins de recherche, de planification et de production de rapports pour établir un profil des intérêts de l’Utilisateur. Ainsi, les publicités qui seront affichées sur d’autres sites Web seront davantage susceptibles de répondre aux intérêts de l’Utilisateur. Ils peuvent être créés au nom de la FOIQ par les partenaires publicitaires (ex. : Smartadserveur, Google Tag Manager) ou créés par de tiers fournisseurs.

Témoins « traceurs des réseaux sociaux » : ces témoins peuvent être activés lorsque l’Utilisateur partage des contenus depuis le Site. L’utilisateur est alors assujetti aux politiques d’utilisation des données des plateformes de réseaux sociaux (ex. : Facebook, LinkedIn), qui peuvent placer des témoins (y compris des témoins de ciblage).

 

4.2 Autres communications électroniques

Afin d’analyser ses communications électroniques, la FOIQ utilise une combinaison d’outils permettant d’obtenir des statistiques de comportement en ligne. Ces outils permettent de vérifier les adresses courriel, ainsi que les dates et heures de réception et d’ouverture des

messages. Ces données permettent d’optimiser l’envoi des courriels, en plus d’assurer le respect des règles de diffusion des envois massifs de courriels de la FOIQ. L’information est utilisée uniquement à des fins statistiques.

Les comptes de médias sociaux de la FOIQ sont publics et sont hébergés sur des serveurs externes à son organisation. Lorsqu’un Utilisateur interagit avec la FOIQ sur ces plateformes, il est assujetti à leurs politiques. L’Utilisateur est invité à les lire.

 

4.3 Paiement électronique

Dans le cadre de toute transaction de paiement électronique sur le site de je donne en ligne, il faut se référer à la politique de Logilys. Les informations personnelles en lien avec le paiement ne sont enregistrées ou sauvegardées par la FOIQ que pour les fins d’émissions de reçus et demandées par les autorités fiscales.

 

5. Juridiction

Ces conditions d’utilisation sont régies et interprétées par des lois de la province de Québec et par des lois canadiennes applicables dans cette province. Tout litige résultant de l’application des présentes conditions d’utilisation doit être porté devant les tribunaux du district judiciaire de Montréal, dans la ville de Montréal.

Pour tout commentaire ou toute information concernant les présentes conditions ou l’utilisation du Site, veuillez contacter l’administrateur du site au [email protected]

 

 

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