Politique de confidentialité et conditions d’utilisation

En visitant le site Web de La Fondation de l’Ordre des ingénieurs du Québec (FOIQ) et en utilisant nos services en ligne, vous comprenez et acceptez la façon dont nous traitons les données personnelles conformément à notre politique de confidentialité. Nous respectons votre vie privée et le droit de contrôler vos données personnelles.

Politique de confidentialité des renseignements personnels recueillis par un moyen technologique :

La Fondation de l’Ordre des ingénieurs du Québec (ci-après « FOIQ ») se fait un devoir d’assurer la protection des renseignements personnels qu’elle recueille dans le cadre de ses activités.

Est qualifié de personnel tout renseignement permettant l’identification directe ou indirecte d’une personne physique.

1.1 Types de renseignements personnels recueillis

Nous recueillons et traitons différents types de renseignements personnels de nos étudiants et donateurs ou d’autres personnes dans le cadre de nos activités, notamment :

-Des coordonnées et d’identité, comme un nom, une adresse, une adresse électronique, un numéro de téléphone, un titre de poste ou le nom d’un employeur;

-Des photos et des enregistrements vidéo recueillis par les systèmes de nos partenaires;

-Des renseignements relatifs aux préférences de communication;

-Des renseignements relatifs à la facturation et des renseignements financiers, comme une adresse de facturation, de l’information relative à un compte bancaire ou des données de paiement et tous renseignements pertinents pour l’émission de reçus;

-Des renseignements relatifs aux évaluations, comme un curriculum vitae, des renseignements sur la scolarité et les antécédents professionnels, des détails concernant les affiliations professionnelles, des renseignements personnels comme des dates de naissance et des coordonnées personnelles et d’autres renseignements pertinents pour l’évaluation des candidatures ;

-Des données d’identification et preuve de résidence, statut au Canada, comme une copie d’un permis de conduire, d’un passeport ou d’une facture d’un service public;

-Des renseignements sur l’utilisation de notre site internet et d’autres renseignements techniques, comme des détails concernant les visites sur notre site internet, adresse IP, région, nom de domaine, navigateur et langue utilisée, date et heure de l’accès au site Web, pages consultées et durée de la consultation;

-Tout autre renseignement personnel fourni et nom et autres renseignements à caractère public et forme d’interaction (appui (like), partage, etc.)  sur les médias sociaux.

Si vous fournissez à la FOIQ  des renseignements personnels au sujet de tierces personnes, vous devez les avoir dûment avisées  et obtenu leur consentement à une telle communication de renseignements.

1.2 Moyens technologiques utilisés aux fins de collecte de renseignements personnels

Nous recueillons vos renseignements personnels auprès de vous-même notamment lors de la création de votre compte et, lors de votre inscription à notre infolettre.

Les renseignements personnels sont recueillis par les moyens technologiques suivants :

              -Portails Web

              -Témoins de connexion (cookies)

              -Site internet de la FOIQ

              -Plateforme des bourses-formulaires transmis électroniquement

              -Courriels

Pour plus d’information sur les témoins de connexion, consultez la section Déclaration de confidentialité, conditions d’utilisation et témoins.

1.3 Utilisation des renseignements personnels

Les renseignements personnels recueillis sont utilisés aux fins pour lesquels ils sont collectés, notamment aux fins suivantes :

-d’évaluation des candidatures pour l’octroi des bourses;

-de marketing et de développement des affaires;

-d’envois (bulletins d’information, offres de nos partenaires, bilans annuels);

-d’élections et de nominations de membres de comités;

-de fiscalité et d’émissions de reçus;

-de conformité aux obligations légales et réglementaires, selon le cas;

-d’assurer une expérience optimale lors de l’utilisation du site Web et du portail Web.

1.4 Communication des renseignements personnels

Les renseignements personnels qui sont recueillis par la FOIQ ne sont divulgués à personne, sauf aux représentants de la FOIQ ou au personnel de l’Ordre des ingénieurs du Québec ou à ses mandataires, pour lesquels ces renseignements sont nécessaires pour l’exercice de leurs fonctions ou l’exécution de leur contrat ou mandat. Cela peut, par exemple, être des services d’hébergement ou de gestion de données, des analyses de marché ou encore la remise des bourses et prix de la FOIQ. La FOIQ ne communique aucun renseignement personnel à des fins autres que celles énoncées dans la présente politique sauf si la personne concernée y consent ou que la loi le permet.

Dans tous les cas, ces personnes sont liées par des ententes contractuelles écrites incluant notamment :

-Les mesures requises pour assurer la protection des renseignements personnels;

-Des engagements de confidentialité;

-Des engagements à l’effet que les renseignements personnels communiqués ne peuvent être utilisés que pour l’exécution du contrat/mandat;

-Des engagements de destruction des renseignements personnels;

-L’obligation d’aviser sans délai la FOIQ de toute violation ou tentative de violation des obligations relatives à la confidentialité des renseignements personnels.

1.5 Conservation des renseignements personnels

La FOIQ conserve les renseignements personnels que pour la durée nécessaire à leur utilisation ou tel que prescrit par la loi. Par la suite, les renseignements personnels sont détruits de façon sécuritaire.

La FOIQ et ses tiers fournisseurs de services peuvent conserver et traiter vos renseignements personnels sur des serveurs ou des ordinateurs situés à l’extérieur du Canada. De plus, même si vos renseignements personnels sont conservés au Canada, il est possible que les représentants ou fournisseurs de services de la FOIQ soient appelés à accéder ou à traiter vos renseignements personnels à partir d’emplacements situés à l’extérieur du Canada. Certains de ces emplacements situés à l’extérieur du Canada pourraient être assujettis à des lois ou normes relatives aux renseignements personnels qui diffèrent de celles en vigueur au Québec. Ainsi, dans certaines circonstances, vos renseignements personnels pourraient faire l’objet d’une communication à des organismes gouvernementaux ou d’application de la loi qui n’auraient autrement pas accès à vos renseignements personnels si ceux-ci étaient conservés au Canada ou s’ils n’étaient pas accessibles à partir d’un emplacement situé à l’extérieur du Canada.

1.6 Mesure de protection des renseignements personnels

La FOIQ a mis en œuvre des mesures pour assurer la protection des renseignements personnels dont elle a la garde au moyen de mesures de sécurité techniques, administratives ou physiques raisonnables compte tenu, notamment, de leur sensibilité, de la finalité de leur utilisation, de leur quantité, de leur répartition et de leur support. Le niveau de protection fourni variera donc en fonction des renseignements personnels.

Restrictions à l’accès :

Les seules personnes qui peuvent avoir accès à un renseignement sont celles dont les fonctions le requièrent.

Encadrement du personnel, des membres du Conseil d’administration et des membres de comités de la FOIQ:

Recommandation de suivre des formations en cybersécurité dispensées par un fournisseur reconnu.

Obligations déontologiques en matière de respect de la confidentialité et engagement annuel à les respecter.

Outils technologiques :

Protection des appareils technologiques par des mots de passe.

Pare-feu et exigences de double identification protégeant le réseau Internet de l’OIQ sur lequel la FOIQ travaille et enregistre ses documents et données.

Encadrement des fournisseurs :

Clauses de confidentialité, de remise ou de destruction de documents contenant des renseignements personnels incluses dans les contrats.

Obligation de dénoncer à la FOIQ tout risque en matière de confidentialité des renseignements personnels.

1.7 Droits des personnes concernées par un renseignement personnel

Toute personne concernée par un renseignement personnel peut :

– refuser de fournir un renseignement ;

– demander la consultation et la communication des renseignements personnels la concernant;

– demander la correction d’un renseignement personnel inexact;

– retirer un consentement à l’utilisation d’un renseignement personnel, à sa diffusion ou à sa communication;

– demander la désindexation d’un renseignement personnel;

– désactiver les témoins de connexion qui ne sont pas nécessaires ou utiliser un navigateur qui est moins attentatoire à la vie privée.

Ces droits ne sont pas absolus et sont assujettis à des restrictions prévues dans la loi.

Pour exercer l’un ou l’autre de ces droits, veuillez communiquer avec nous, en transmettant un courriel à [email protected]

2. Communiquer avec La FOIQ concernant vos renseignements personnels

Pour poser des questions ou formuler des commentaires à l’égard de la présente Politique de confidentialité des renseignements personnels recueillis par un moyen technologique ou à l’égard de renseignements personnels, exercer vos droits, déposer une plainte ou obtenir de l’information sur nos politiques et nos pratiques concernant nos fournisseurs de services à l’extérieur du Canada, communiquez avec notre responsable de la protection des renseignements personnels par courriel à [email protected] ou par la poste (délai de 3 à 4 semaines) aux coordonnées suivantes :

Fondation de l’Ordre des Ingénieurs du Québec

À l’attention de Madame Isabella Papa

Directrice adjointe et responsable de la protection des renseignements personnels

1801, avenue McGill College, 6e étage

Montréal (Québec) H3A 2N4

3. Révision et mise à jour de la politique

Cette politique est révisée selon l’évolution des lois et des règlements. Les modifications qui y sont apportées font l’objet d’un avis publié sur le site Web de la FOIQ.

La présente politique a été mise à jour pour la dernière fois en septembre 2023.